So vermeiden Sie die häufigsten Probleme

Wo vor nicht allzu langer Zeit noch ein Rücksendeschein per Telefon oder Fax angefordert werden musste, stellen heute die meisten Distributoren ihren Fachhandelspartnern ein Online-Tool für die Abwicklung von Retouren zur Verfügung.

Dieses generiert nach Eingabe der Eckdaten automatisch eine Return Merchandise/Material Authorization Nummer (RMA). Der Rücksendeschein steht wenig später zum Download bereit oder kommt per Mail. Beim Distributor eingegangen, wird die Rücksendung überprüft und der Vorgang in der Regel innerhalb von 24 bis 72 Stunden abgewickelt.

Jeder Händler kennt das Prozedere, doch nicht jeder macht immer alles richtig – was in der Praxis zu Verzögerungen führen kann. Telecom Handel hat bei den Distributoren nachgefragt, wie Sie Probleme vermeiden können. „Zur schnellen Bearbeitung ist eine Kennzeichnung mit der RMA-Nummer nötig“, sagt Lutz Krause, Leiter Logistik bei Eno Telecom. Zudem ist es wichtig, möglichst viele Informationen zum Retourenfall anzugeben. Dazu gehören die Kunden- und Rechnungsnummer. Auch korrekte Angaben zu Art und Anzahl der Artikel sowie eine genaue Fehlerbeschreibung und Begründung der Rückgabe sind Pflicht.

„Wird die Ware komplett eingeschickt, steht der zügigen Abwicklung einer Retoure nichts im Weg“, so Krause. Wie wichtig es ist, die Ware in genau dem Zustand einzuschicken, der vorab angemeldet wurde, bekräftigt auch Herbert Hufsky, Executive Director Operations EMEA bei Ingram Micro: „Verzögerungen bei der Bearbeitung können durch unvollständig zurückgesendete Waren, zum Beispiel wenn das Zubehör fehlt, entstehen.“