Ferrari electronic: Digitalisierung leicht gemacht

Corona hat der Wirtschaft einen gewaltigen Dämpfer verpasst. Dennoch könnte die Situation schlimmer sein, hätten Unternehmen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse in den letzten Jahren nicht vorangetrieben. Zu den großen Gewinnern zählen Firmen, die bereits vor der Krise digitale Weichen für ein ortsunabhängiges Arbeiten gestellt haben.

Für Unternehmen, die die Bedeutung digitaler Geschäftsprozesse hingegen unterschätzt oder aus mangelnder Investitionsbereitschaft vernachlässigt haben, besteht die Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten.
Zum Hebel für deren Digitalisierung kann ein Kommunikationsmittel werden, das in nahezu jedem Unternehmen zur gängigen IT-Infrastruktur gehört: das Fax. Durch ein Software-Update lassen sich Faxserver von der analogen in die IP-Welt migrieren und werden zu einer wichtigen Säule der Digitalisierung. Das Resultat ist eine modernisierte IT-Infrastruktur, die die Möglichkeit des digitalen Dokumentenaustauschs bietet.

Möglich wird die Migration mit der OfficeMaster Suite 7DX des Berliner UC-Herstellers Ferrari electronic. Unternehmen, die einen Faxserver im Einsatz haben, können mit einem Update auf die Suite 7_DX das volle Potenzial des elektronischen Dokumentenaustauschs nutzen. Die Softwarelösung verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer Unified-Communications-Lösung. 

Den sicheren Dokumententransfer realisiert die OfficeMaster Suite 7_DX über “NextGeneration Document Exchange“, kurz NGDX. NGDX basiert auf dem Faxprotokoll, bietet in IP-Umgebungen aber wesentlich mehr Optionen für die Dokumentenübertragung. Dokumente werden im Original und verlustfrei als PDF an den Empfänger übermittelt – einer der zentralen Vorteile gegenüber der Faxübermittlung. Während Dokumente hier nur in schwarz-weiß übertragen werden, hält NGDX sämtliche Farben, Formatierungen und selbst hohe Auflösungen aufrecht.

NGDX ist in der Lage, hybride – von Menschen und Maschinen lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente, auch ZUGFeRD 2.1 Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.  

Ein großes Augenmerk liegt auf der Sicherheit der Dokumente. Sie werden End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt übertragen. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Damit lässt sich die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten belegen sowie deren Inhalt und Bearbeitungsstatus nachvollziehen. 

Analog zu fahren, wird in Zukunft nicht mehr genügen, das machen Ausnahmesituationen wie die gegenwärtige mehr als deutlich. Um Schritt zu halten, müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse konsequent digitalisieren. Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7_DX setzen auf bereits vorhandenen IT-Infrastrukturen auf und migrieren diese in die digitale Welt.