E-Rechnung: Neues Siegel soll Probleme im Handel reduzieren

Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungen rückt deren Datenqualität stärker in den Mittelpunkt. Denn auch eine formal korrekte E-Rechnung kann im Geschäftsalltag Probleme verursachen, wenn beispielsweise Bestellnummern, Lieferinformationen oder eindeutige Artikelkennzeichnungen fehlen. Gerade im Handel führt das häufig zu Rückfragen und manueller Nachbearbeitung. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) hat deshalb gemeinsam mit Handelsunternehmen ein neues Qualitätssiegel entwickelt, das die Eignung von Softwarelösungen für automatisierte Rechnungsprozesse bewerten soll.

Das Siegel trägt die Bezeichnung „E-Rechnung bereit für den Handel“ und basiert auf einem Katalog mit 39 Datenfeldern der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931. Elf davon entsprechen allgemeinen Pflichtangaben beziehungsweise bedingt erforderlichen Informationen. Weitere 28 Felder berücksichtigen zusätzliche Anforderungen des Handels. Dazu gehören unter anderem Identifikationsnummern für Geschäftspartner und Lieferorte, Bestell- und Lieferscheindaten sowie Artikelkennzeichnungen wie GLN und GTIN.

An der Entwicklung waren neben E-Rechnungsexperten unter anderem die REWE Group, BAUHAUS, OBI, hagebau, die Schwarz Gruppe, Markant, Müller und GS1 Germany beteiligt.

Erste vier Softwarelösungen ausgezeichnet

Anders als bei einer reinen Selbstauskunft müssen Anbieter ein Prüfverfahren durchlaufen, bevor sie das Qualitätssiegel verwenden dürfen. Dabei untersucht der VeR, ob die jeweilige Software die definierten Anforderungen tatsächlich unterstützt. Die entsprechenden Funktionen müssen bereits produktiv verfügbar sein; angekündigte Entwicklungen reichen nicht aus.

Zum Start am 7. Oktober haben vier Lösungen die Prüfung bestanden: das E-Rechnungsportal von eBill Service, EU-Rechnung von net advisor, Sage 100 sowie Midoco Midoffice. Die Auszeichnung gilt jeweils für die konkret geprüfte Anwendung und nicht pauschal für den jeweiligen Hersteller.

Der Standard soll insbesondere Lieferanten und Handelsunternehmen bei der Auswahl geeigneter Software unterstützen. Zugleich kann er für IT-Dienstleister und Systemhäuser relevant sein, die E-Rechnungslösungen implementieren oder bestehende Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme anbinden.

Keine zusätzliche gesetzliche Verpflichtung

Mit dem Qualitätssiegel führt der Verband keine neue gesetzliche Vorgabe ein. Vielmehr geht es darum, die Anforderungen an strukturierte Rechnungsdaten über die rechtlichen Mindestanforderungen hinaus zu konkretisieren. Die 39 Datenfelder beschreiben dabei die von einer Lösung zu unterstützenden Informationen; sie müssen nicht zwangsläufig in jeder einzelnen Rechnung vollständig ausgefüllt sein.

Hintergrund ist die schrittweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße und Verfahren bis Ende 2027 reichen.

Der VeR sieht in den Anforderungen des Handels auch einen möglichen Ansatz für weitere Branchen. Denn fehlende oder uneinheitliche Daten erschweren automatisierte Rechnungsprozesse nicht nur im Einzel- und Großhandel. Ob sich das neue Siegel als Orientierungshilfe am Markt durchsetzt, dürfte auch davon abhängen, wie viele Softwareanbieter ihre Lösungen künftig prüfen lassen.

Eine Übersicht der geprüften Anwendungen sowie den Anforderungskatalog stellt der Verband unter www.verband-e-rechnung.org/erechnung-im-handel bereit.