Deutsche Büros verabschieden sich vom Papier

Die Digitalisierung deutscher Büros nimmt weiter Fahrt auf. Einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom zufolge nutzen inzwischen rund 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland weniger Papier als noch vor fünf Jahren. Besonders auffällig: Über die Hälfte der Unternehmen (57 Prozent) hat die Zahl der Aktenordner im Büro reduziert, während nur ein sehr kleiner Teil (4 Prozent) mehr Ordner als früher verwendet. Ein Drittel der Unternehmen hält allerdings weiterhin an der bisherigen Menge fest,

Trotz dieser Entwicklung sieht sich knapp die Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) weiterhin als Nachzügler bei der Digitalisierung. Lediglich 11 Prozent betrachten sich als Vorreiter, ein Drittel (37 Prozent) sieht sich immerhin im Mittelfeld. Ein Prozent der befragten Unternehmen gibt sogar an, den Anschluss an die Digitalisierung bereits verloren zu haben.

Aktenordner sind vor allem in klassischen Verwaltungsbereichen weiterhin präsent: In 94 Prozent der Unternehmen, die noch Ordner nutzen, finden sie sich in der Personalabteilung, in 91 Prozent in Buchhaltung und Controlling. Auch im Management (82 Prozent) stehen sie noch häufig im Regal. In der Produktion oder Fertigung hingegen sind Aktenordner nur noch bei 30 Prozent der Unternehmen zu finden.

Die wichtigsten Treiber für die Digitalisierung sind mehr Nachhaltigkeit (94 Prozent), Kosteneinsparungen (92 Prozent) sowie der Wunsch nach mehr Effizienz und Transparenz (77 Prozent). Auch die Entlastung der Beschäftigten (74 Prozent), bessere Kundennähe (88 Prozent) und die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit (85 Prozent) spielen eine große Rolle. Zudem reagieren viele Unternehmen auf gesetzliche Vorgaben und den Fachkräftemangel.

Auch die Kommunikationswege in den deutschen Unternehmen verändern sich. Während E-Mail (100 Prozent) und Telefon (93 Prozent) weiterhin dominieren, gewinnen Messenger-Dienste (66 Prozent), Online-Portale (53 Prozent) und Kollaborationstools (48 Prozent) zunehmend an Bedeutung. Die Klassische Briefpost (39 Prozent) und Fax (18 Prozent) werden dagegen immer seltener genutzt.

Künstliche Intelligenz (KI) hält langsam Einzug in die deutschen Büros, etwa in Form von Chatbots für den Kundenservice. 58 Prozent der Unternehmen planen, künftig verstärkt IT-Lösungen mit KI-Chatbots einzusetzen. Tatsächlich nutzen bislang aber erst 13 Prozent der Unternehmen solche Systeme im Alltag. Die größten Einsatzbereiche sind die automatisierte E-Mail-Verarbeitung (20 Prozent) und Fehlererkennung in der Buchhaltung (17 Prozent).